Datenschutzerklärung
Familienbrett — das digitale systemische Familienbrett · Letzte Aktualisierung: August 2026
I. Allgemeine Informationen
1. Verantwortliche Stelle, Einleitung
Wir sind die SmartBase GmbH, mit Sitz in Ruhrbogen 36, 45529 Hattingen und Sie erreichen uns postalisch oder via E-Mail unter datenschutz@ai-smartbase.de.
Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist uns sehr wichtig. Deshalb erklären wir Ihnen nachfolgend, welche personenbezogenen Daten von uns bei der Inanspruchnahme unserer Leistungen oder der Nutzung unserer Angebote erhoben und verarbeitet werden. Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Diese umfassen z.B. den Namen, die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer.
Die Erhebung, Verarbeitung (einschließlich Speicherung, Veränderung, Übermittlung, Sperrung und Löschung) und Nutzung Ihrer Daten erfolgt unter Beachtung der Bestimmungen des Datenschutzrechts. Personenbezogene Daten werden nur erhoben, genutzt und weitergegeben, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder die Nutzer ihr Einverständnis zur Datenerhebung geben und soweit dies für die Erbringung der Dienstleistung technisch oder juristisch erforderlich ist. In keinem Fall werden die erhobenen Daten verkauft oder aus anderen Gründen widerrechtlich an Dritte weitergegeben.
Besonderheit des Familienbretts: Die Anwendung ist bewusst so gestaltet, dass die von Ihnen erstellten Aufstellungen — einschließlich aller Figurennamen, Positionen und Beziehungen — ausschließlich lokal in Ihrem Browser verarbeitet werden. Eine Speicherung dieser Inhalte auf unseren Servern findet nicht statt. Exportierte Dateien speichern Sie eigenverantwortlich auf Ihrem Gerät. Eine Auftragsverarbeitung von Klienten- oder Patientendaten durch uns findet daher nicht statt; der Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist für die Nutzung nicht erforderlich.
Live-Sitzung: Starten Sie eine Live-Sitzung, werden die Brett-Inhalte ausschließlich zum Zweck der Echtzeit-Übertragung zwischen den Teilnehmenden transportverschlüsselt über unseren Server in Deutschland durchgeleitet. Die Durchleitung erfolgt flüchtig im Arbeitsspeicher; eine Speicherung, Protokollierung oder inhaltliche Kenntnisnahme durch uns findet nicht statt. Sitzungsräume verfallen automatisch nach spätestens vier Stunden oder mit Beenden der Sitzung. Wir empfehlen, in Aufstellungen Rollen- oder Vornamensbezeichnungen (z. B. „Mutter", „Leon") statt vollständiger Klarnamen zu verwenden.
2. Rechtsgrundlage
Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten basierend auf den nachfolgend genannten Rechtsgrundlagen:
- Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. a Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Eine Einwilligung ist jede freiwillige, für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.
- Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung oder Durchführung vorbereitender Maßnahmen gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO, d.h. die Daten sind erforderlich, damit wir die vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber erfüllen können oder wir benötigen die Daten, um einen Vertragsschluss mit Ihnen vorzubereiten.
- Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. c DSGVO, d.h. dass z.B. aufgrund eines Gesetzes oder sonstiger Vorschriften eine Verarbeitung der Daten vorgeschrieben ist.
- Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO, d.h. dass die Verarbeitung erforderlich ist, um berechtigte Interessen unsererseits oder Dritter zu wahren, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten Ihrerseits, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.
Wir speichern und greifen auf Informationen in Ihrer Endeinrichtung basierend auf den nachfolgend genannten Rechtsgrundlagen zu:
- Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).
- Unbedingte Erforderlichkeit nach § 25 Absatz 2 Nr. 2 TDDDG, damit wir einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst zur Verfügung stellen können.
3. Betroffenenrechte
Ihnen stehen die nachfolgenden Rechte hinsichtlich der Datenverarbeitung durch uns im Umfang gemäß der jeweils aufgeführten Artikel der Datenschutzgrundverordnung zu:
- Auskunftsrecht gemäß Artikel 15 DSGVO, d.h. das Recht, darüber informiert zu werden, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden und welche personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden,
- Recht auf Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO — d.h. das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, einschließlich der Vervollständigung unvollständiger Daten,
- Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden") gemäß Artikel 17 DSGVO — d.h. das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind,
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO — d.h. das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind,
- Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 DSGVO — d.h. das Recht zu verlangen, dass Sie Ihre personenbezogenen Daten, die Sie bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten, und das Recht, diese an einen Dritten zu übermitteln, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind,
- Recht auf Widerspruch gemäß Artikel 21 DSGVO — d.h. das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn die Verarbeitung auf unseren berechtigten Interessen beruht, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
4. Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht oder Sie der weiteren Verwendung Ihrer Daten ausdrücklich zugestimmt haben.
II. Konkrete Datenverarbeitung
1. Datenerhebung bei Nutzung des Familienbrett-Dienstes
a) Umfang der Datenverarbeitung
Für die Bereitstellung des Dienstes verarbeiten wir ausschließlich Ihre E-Mail-Adresse, den Status Ihres Abonnements (z.B. Testphase, aktiv, gekündigt) sowie zugehörige Zeitstempel. Für die Anmeldung versenden wir einen zeitlich begrenzten Anmelde-Link an Ihre E-Mail-Adresse; nach dem Klick setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (Gültigkeit 30 Tage), das keine Tracking-Funktionen enthält. Beim Aufruf der Website fallen zudem technisch bedingt Server-Logdaten an (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource).
Die von Ihnen erstellten Aufstellungen werden nicht auf unseren Servern gespeichert; im Rahmen einer Live-Sitzung werden sie lediglich flüchtig und transportverschlüsselt zwischen den Teilnehmenden durchgeleitet (siehe I.1). Für die Live-Sitzung verarbeiten wir zudem einen signierten, zeitlich begrenzten Einladungs-Token (Gültigkeit max. vier Stunden), der keine personenbezogenen Daten der eingeladenen Person enthält; eine Anmeldung oder Registrierung der eingeladenen Person ist nicht erforderlich. Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Tools ein.
b) Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Lizenzdaten und des Sitzungs-Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da die Verarbeitung für die Erbringung unseres Dienstes erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Server-Logdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb des Dienstes.
c) Zweck der Datenverarbeitung
Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung des Dienstes, die Prüfung der Zugangsberechtigung sowie im Fall einer Fehlfunktion die Fehleranalyse.
d) Dauer der Speicherung
Die Lizenzdaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach Vertragsende gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Server-Logdaten werden gelöscht, sobald sie für die Betriebssicherheit nicht mehr erforderlich sind.
e) Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Verarbeitung ist für die Nutzung des Dienstes zwingend erforderlich. Ein Widerspruch ist daher nicht möglich. Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten nach Vertragsende per E-Mail an datenschutz@ai-smartbase.de verlangen.
2. Kontaktaufnahme
a) Umfang der Datenverarbeitung
Durch das Senden einer E-Mail an uns erklären Sie sich damit einverstanden, uns bestimmte persönliche Informationen einschließlich Ihrer E-Mail zu übermitteln. Für die Verarbeitung dieser Daten verwenden wir Dienste der Strato AG. Jede weitere Nutzung ist dem Diensteanbieter untersagt.
b) Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) und lit. f) DSGVO. Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten an die Strato AG ist Art. 28 Absatz 3 DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Beantwortung der Kontaktanfrage.
c) Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Verarbeitung der E-Mail-Adresse und anderer persönlicher Daten besteht darin, Kontaktanfragen zu ermöglichen. Der Dienstleister dient als Werkzeug zur Verwaltung der Nachrichten und verarbeitet die Daten in unserem Auftrag.
d) Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden gelöscht, wenn wir Ihre Daten für die Durchführung der Kontaktanfrage nicht mehr benötigen.
e) Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Nutzerdaten postalisch oder per E-Mail an datenschutz@ai-smartbase.de erlangen, ohne dass Ihnen hier weitere Kosten entstehen.
3. Hosting bei der Hetzner Online GmbH
a) Umfang der Datenverarbeitung
Die Website und der Lizenzdienst des Familienbretts werden auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland betrieben. Verarbeitet werden dabei die unter II.1 genannten Lizenz- und Server-Logdaten. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland.
b) Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Zusammenarbeit mit der Hetzner Online GmbH erfolgt auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.
c) Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der sicheren Bereitstellung und Verfügbarkeit des Dienstes.
d) Dauer der Speicherung
Die Daten werden solange gespeichert, wie ein Vertragsverhältnis besteht. Nach Vertragsende werden die Daten nach den gesetzlichen Vorgaben gelöscht, sofern keine Aufbewahrungspflichten (z.B. aus Handels- oder Steuerrecht) bestehen.
e) Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Eine Verarbeitung auf unseren Servern ist für die Nutzung des Dienstes zwingend erforderlich. Ein Widerspruch ist daher nicht möglich.
4. Zahlungsabwicklung durch Stripe Payment Europe
a) Umfang der Datenverarbeitung
Für die Abwicklung von Zahlungen nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Stripe verarbeitet für diesen Zweck unter anderem Zahlungsdaten wie IBAN, Kreditkartendaten, Name, Adresse, E-Mail-Adresse sowie technische Daten zur Betrugsprävention. Stripe verarbeitet diese Daten teilweise in eigener Verantwortung, insbesondere zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten im Bereich Zahlungsverkehr, Geldwäscheprävention und Betrugsüberwachung. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Stripe: https://stripe.com/de/privacy
b) Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Erfüllung des Nutzungsvertrags erforderlich ist.
c) Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung dient der sicheren und schnellen Durchführung von Zahlungen im Rahmen des Abonnements.
d) Dauer der Speicherung
Die Speicherung erfolgt durch Stripe entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Zahlungsverkehr. Wir verarbeiten Zahlungsdaten nur solange, wie es zur Abwicklung der Zahlung erforderlich ist.
e) Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Ein Widerspruch gegen diese Verarbeitung ist nicht möglich, da die Zahlungsabwicklung ohne Stripe nicht durchführbar ist. Es kann jedoch jederzeit eine alternative Zahlungsmethode genutzt werden, sofern wir diese anbieten.
5. Einsatz von Resend
a) Umfang der Datenverarbeitung
Im Rahmen unseres Dienstes verwenden wir Resend, einen Versanddienst für transaktionale E-Mails der Resend, Inc., 2261 Market Street #4451, San Francisco, CA 94114, USA. Über diesen Dienst versenden wir systemseitige E-Mails wie:
- Anmelde-Links für den Zugang zum Familienbrett
- Benachrichtigungen zur Testphase oder zum Abonnement
- sicherheitsrelevante Meldungen
Hierbei wird Ihre E-Mail-Adresse sowie der jeweilige Inhalt der Nachricht an Resend übermittelt, um den Versand technisch zu ermöglichen. Eine weitergehende Verarbeitung oder Nutzung durch Resend findet nicht statt.
b) Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Kommunikation über E-Mail zur Nutzung unseres Dienstes zwingend erforderlich ist. Die Übermittlung an Resend erfolgt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Da Resend seinen Sitz in den USA hat, erfolgt ein Drittlandtransfer. Der Schutz Ihrer Daten wird dabei durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sichergestellt.
c) Zweck der Datenverarbeitung
Zweck der Verarbeitung ist der zuverlässige Versand systemrelevanter E-Mails im Rahmen der Nutzung unseres Dienstes.
d) Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden bei Resend nur solange gespeichert, wie dies zur Zustellung und Absicherung des Mailversands notwendig ist. Eine dauerhafte Speicherung erfolgt nicht.
e) Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Da die E-Mail-Kommunikation für den Betrieb des Dienstes erforderlich ist, besteht keine allgemeine Widerspruchsmöglichkeit. Bei Beendigung des Nutzerverhältnisses werden die zugehörigen Daten vollständig gelöscht.
Letzte Aktualisierung: August 2026