Allgemeine Nutzungsbedingungen

Software as a Service — Familienbrett · Stand: August 2026

Präambel

Die SmartBase GmbH, Ruhrbogen 36, 45529 Hattingen (nachfolgend „Lizenzgeber") bietet unter dem Namen Familienbrett eine Software as a Service für die Erstellung digitaler systemischer Aufstellungen (nachfolgend die „SaaS") an. Die nachfolgenden Vereinbarungen regeln Bereitstellung und Nutzung der SaaS. Vertragspartner des Lizenzgebers werden nachfolgend als „Lizenznehmer" bezeichnet. Der Lizenznehmer erhält die technische Möglichkeit und Berechtigung, auf die SaaS, welche in einem deutschen Rechenzentrum eines beauftragten Dienstleisters betrieben wird, mittels Internet zuzugreifen und die Funktionalitäten der Softwareapplikation im Rahmen dieses Vertrages zu nutzen.

Die von den Nutzern erstellten Aufstellungen werden ausschließlich lokal im Browser des Lizenznehmers verarbeitet; eine Speicherung von Aufstellungsinhalten auf Servern des Lizenzgebers erfolgt nicht. Für die Sicherung seiner Aufstellungen (z.B. per Datei-Export) ist der Lizenznehmer selbst verantwortlich.

Die Leistungen des Lizenzgebers richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB und juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen. Hierzu zählen insbesondere selbstständige Therapeutinnen und Therapeuten, Praxen, Beratungsstellen und Einrichtungen. Mit Abschluss des Bestellvorgangs bestätigt der Lizenznehmer, dass er in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt. Ein Verkauf an Verbraucher im Sinne des § 13 BGB erfolgt nicht.

Der Einbindung von allgemeinen Geschäftsbedingungen des Lizenznehmers wird ausdrücklich widersprochen. Dies gilt auch dann, wenn Geschäftsbedingungen des Lizenznehmers in vertraglichen Unterlagen beigefügt sind oder in Bezug genommen werden sowie, wenn der Lizenzgeber in Kenntnis entgegenstehender oder abweichender Bedingungen des Lizenznehmers Leistungen ausführt oder annimmt.

1. Zustandekommen und Gegenstand des Vertrags

1.1 Der Vertrag wird digital geschlossen. Der Vertragsschluss erfolgt über den Bestellprozess unseres Zahlungsdienstleisters Stripe. Mit Abschluss des Bestellvorgangs kommt der Vertrag zustande. Wird im Bestellprozess eine kostenlose Testphase angeboten, ergibt sich deren Dauer aus dem dortigen Angebot; kündigt der Lizenznehmer innerhalb der Testphase, entstehen keine Kosten, andernfalls beginnt im Anschluss automatisch das kostenpflichtige Abonnement.

1.2 Der Zugang zur SaaS erfolgt ohne Passwort über personalisierte Anmelde-Links, die an die beim Kauf angegebene E-Mail-Adresse versendet werden.

1.3 Der Lizenzgeber bietet lediglich den Zugang zu der vom Lizenzgeber online betriebenen Applikation an. Der Lizenzgeber stellt dem Lizenznehmer keine Software zur Verfügung.

1.4 Der Lizenzgeber ist berechtigt, einzelne Module oder Funktionen an den technischen Fortschritt, mögliche Normen oder Gesetzesänderungen anzupassen. Der Lizenzgeber wird dafür Sorge tragen, dass die Funktionalitäten auch im Falle von Anpassungen grundsätzlich erhalten bleiben. Ist dies nicht der Fall oder führt die Anpassung dazu, dass die Nutzung für den Lizenznehmer aus anderen Gründen nicht mehr für den Vertragszweck geeignet ist, ist der Lizenznehmer berechtigt, den Vertrag innerhalb einer Frist von vier Wochen nach Einführung der Anpassungen zum Monatsende zu kündigen.

2. Nutzungsrecht

2.1 Der Lizenznehmer erhält das nicht exklusive, auf die Laufzeit des Vertrages zeitlich beschränkte Recht, auf die SaaS mittels Internet zuzugreifen und mittels eines Browsers die verbundenen Funktionalitäten gemäß diesem Vertrag zu nutzen. Darüberhinausgehende Rechte an der SaaS oder deren Inhalten erhält der Lizenznehmer nicht.

2.2 Die Lizenz ist personenbezogen. Der Lizenznehmer ist nicht berechtigt, die SaaS über die nach Maßgabe dieses Vertrages erlaubte Nutzung hinaus zu nutzen oder von Dritten nutzen zu lassen oder sie Dritten zugänglich zu machen. Insbesondere ist es dem Lizenznehmer nicht gestattet, Anmelde-Links oder den angemeldeten Zugang Dritten zugänglich zu machen.

2.3 Der Lizenzgeber ist berechtigt, angemessene technische Maßnahmen zum Schutz vor nicht vertragsmäßiger Nutzung zu treffen. Die vertragsmäßige Nutzung der Leistungen darf hierdurch nicht mehr als unwesentlich beeinträchtigt werden.

2.4 Der Lizenzgeber kann die Zugangsberechtigung des Lizenznehmers widerrufen, wenn der Lizenznehmer gegen Vorschriften zum Schutz vor unbefugter Nutzung verstößt. Der Lizenzgeber hat dem Lizenznehmer eine angemessene Frist zur Abhilfe zu gewähren. Der Lizenznehmer hat einen Anspruch auf Wiedererteilung der Zugangsberechtigung, nachdem er nachgewiesen hat, dass er die vertragswidrige Nutzung eingestellt und die zukünftige vertragswidrige Nutzung verhindert hat.

3. Kommunikation und Support

3.1 Der Lizenzgeber ist während der Servicezeiten unter support@ai-smartbase.de für die Meldung von technischen Störungen zu erreichen. Außerhalb der Servicezeiten werden Anfragen nur im Falle eines Systemausfalls bearbeitet.

3.2 Die Servicezeiten des Lizenzgebers sind, sofern nicht anders vereinbart, Montag bis Freitag zwischen 9:00 Uhr und 17:00 Uhr (MEZ/MESZ) mit Ausnahme von Feiertagen am Sitz des Lizenzgebers. Die Bereitstellung von telefonischem Support ist nicht geschuldet.

4. Verfügbarkeit

4.1 Der Lizenzgeber strebt eine Verfügbarkeit von 99,5 % im Jahresdurchschnitt an. Regelmäßige oder angekündigte Wartungsperioden werden bei der Verfügbarkeitsmessung nicht berücksichtigt. Ausfälle, deren Ursache außerhalb des vom Lizenzgeber genutzten Rechenzentrums liegen, bleiben bei der Betrachtung der Verfügbarkeit unberücksichtigt.

4.2 Sofern zwischen den Parteien nichts anderes vereinbart wurde, wird die Systemwartung an Wochenenden oder an Werktagen zwischen 23 Uhr und 7 Uhr durchgeführt. Wenn es für die Systemintegrität erforderlich ist, kann die Wartung auch außerhalb der Wartungszeiten durchgeführt werden.

5. Vergütung

5.1 Die Höhe der Vergütung ergibt sich aus den zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Preisen, wie sie auf der Website familienbrett.smartbase-ida.de und im Bestellprozess ausgewiesen sind. Die Abrechnung erfolgt im Voraus über den Zahlungsdienstleister Stripe mit den dort angebotenen Zahlungsmethoden entsprechend der gewählten Laufzeit (monatlich oder jährlich). Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt. Preisänderungen gelten nur für zukünftige Vertragsschlüsse und Verlängerungen; für Verlängerungen werden sie dem Lizenznehmer mindestens einen Monat vor Wirksamwerden in Textform angekündigt, verbunden mit dem Hinweis auf sein Kündigungsrecht nach Ziffer 11.

5.2 Eine anteilige Erstattung bereits gezahlter Entgelte erfolgt nicht. Vertragliche oder gesetzliche Minderungs- oder Rückzahlungsansprüche bleiben unberührt.

5.3 Die Aufrechnung ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zulässig. Das Gleiche gilt für die Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts.

5.4 Der Lizenzgeber ist berechtigt, dem Lizenznehmer für die Dauer eines Zahlungsverzuges die weitere Nutzung der Leistungen zu untersagen. Dies stellt keine Kündigung des Vertrags dar.

6. Gewerbliche Schutzrechte und Eigentum an Daten

6.1 Der Lizenzgeber ist Inhaber aller gewerblichen Schutzrechte an den lizenzierten Softwareprodukten sowie den damit verbundenen Dienstleistungen der Applikation.

6.2 Alle vom Lizenznehmer erstellten Aufstellungen und exportierten Dateien gehören ausschließlich dem Lizenznehmer. Da diese Inhalte ausschließlich lokal beim Lizenznehmer verarbeitet werden, hat der Lizenzgeber keinen Zugriff auf sie.

6.3 Der Lizenznehmer verpflichtet sich, keine vom Lizenzgeber eingetragenen oder genutzten Marken oder sonstigen gewerblichen Schutzrechte anzugreifen.

7. Pflichten und Obliegenheiten des Lizenznehmers

Der Lizenznehmer wird insbesondere

• a) die vereinbarte Vergütung fristgerecht zahlen;
• b) die ihm zugeordneten Zugangsberechtigungen (insbesondere Anmelde-Links und angemeldete Sitzungen) vor dem Zugriff durch Dritte schützen und nicht an unberechtigte Nutzer weitergeben;
• c) seine lokal erstellten Aufstellungen und exportierten Dateien eigenverantwortlich sichern und vor unbefugtem Zugriff schützen;
• d) bei der Nutzung im therapeutischen oder beraterischen Kontext seine berufsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Pflichten gegenüber Klientinnen und Klienten eigenverantwortlich einhalten, insbesondere erforderliche Einwilligungen einholen, soweit kein gesetzlicher Erlaubnistatbestand eingreift;
• e) den Versuch unterlassen, selbst oder durch nicht autorisierte Dritte Informationen oder Daten unbefugt abzurufen oder in Programme, die vom Lizenzgeber betrieben werden, einzugreifen oder eingreifen zu lassen oder in Datennetze des Lizenzgebers unbefugt einzudringen;
• f) den Lizenzgeber von sämtlichen Ansprüchen Dritter freistellen, die auf einer schuldhaften rechtswidrigen Verwendung der SaaS durch ihn beruhen oder die sich aus der schuldhaften Verletzung geltenden Rechts im Zusammenhang mit der Nutzung der SaaS ergeben.

8. Höhere Gewalt

8.1 Der Lizenzgeber ist von der Verpflichtung zur Leistung aus diesem Vertrag befreit, wenn und soweit die Nichterfüllung von Leistungen auf das Eintreten von Umständen höherer Gewalt nach Vertragsabschluss zurückzuführen ist.

8.2 Als Umstände höherer Gewalt gelten zum Beispiel Krieg, Streiks, Unruhen, Enteignungen, Rechtsänderungen, Sturm, Überschwemmungen und sonstige Naturkatastrophen sowie sonstige vom Lizenzgeber nicht zu vertretende Umstände, insbesondere Brände, Stromausfälle und Unterbrechungen oder Zerstörung datenführender Leitungen oder Ausfall des Telekommunikationsdienstleisters.

9. Datenschutz und Vertraulichkeit

9.1 Beide Parteien werden die anwendbaren Datenschutzbestimmungen, insbesondere die in der Bundesrepublik Deutschland oder der Europäischen Union geltenden, beachten.

9.2 Der Lizenzgeber verarbeitet im Rahmen dieses Vertrages ausschließlich die E-Mail-Adresse und den Abonnement-Status des Lizenznehmers. Aufstellungsinhalte werden nicht auf Servern des Lizenzgebers verarbeitet; eine Auftragsverarbeitung von Klienten- oder Patientendaten findet nicht statt. Einzelheiten regelt die Datenschutzerklärung.

10. Haftung

10.1 Der Lizenzgeber haftet dem Lizenznehmer unbeschränkt bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit für alle von ihm sowie seinen gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen verursachten Schäden.

10.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Lizenzgeber im Falle der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit unbeschränkt.

10.3 Im Übrigen haftet der Lizenzgeber nur, wenn er schuldhaft eine Kardinalpflicht verletzt hat. Kardinalpflichten sind solche Pflichten, die die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglichen, deren Verletzung die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet und auf deren Einhaltung die andere Partei regelmäßig vertrauen darf.

10.4 Im Falle der Haftung nach Ziffer 10.3 ist die Haftung auf den vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schaden begrenzt.

10.5 Die Haftung nach den Bestimmungen des Produkthaftungsgesetzes bleibt unberührt.

10.6 Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorlagen (§ 536a Abs. 1 BGB), ist ausgeschlossen.

10.7 Die SaaS ist ein Werkzeug zur Visualisierung; die fachliche Verantwortung für Therapie und Beratung liegt beim Lizenznehmer.

11. Vertragslaufzeit und Kündigung

11.1 Das Abonnement verlängert sich automatisch um die jeweilige Laufzeit (Monat bzw. Jahr), wenn es nicht zuvor gekündigt wird. Die Kündigung ist jederzeit mit Wirkung zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums möglich. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

11.2 Die Kündigung erfolgt online über das Stripe-Kundenportal, erreichbar unter billing.stripe.com sowie über den Link in jeder Rechnungs-E-Mail. Bis zum Ende des bezahlten Zeitraums bleibt der Zugang bestehen.

11.3 Da Aufstellungsinhalte ausschließlich lokal beim Lizenznehmer liegen, obliegt die Sicherung der Daten vor Vertragsende allein dem Lizenznehmer (z.B. per Datei-Export).

12. Sonstiges

12.1 Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz des Lizenzgebers.

12.2 Alle Preise verstehen sich einschließlich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

12.3 Änderungen dieser Vertragsbedingungen werden dem Lizenznehmer spätestens zwei Monate vor dem vorgeschlagenen Zeitpunkt ihres Wirksamwerdens in Textform angeboten. Widerspricht der Lizenznehmer nicht bis zum Wirksamwerden und wurde er auf diese Folge im Angebot besonders hingewiesen, gelten die Änderungen als angenommen; alternativ kann der Lizenznehmer bis zum Wirksamwerden kündigen.

12.4 Dieser Vertrag unterliegt deutschem Recht unter Ausschluss der Bestimmungen des internationalen Privatrechts und des UN-Kaufrechtsübereinkommens.

12.5 Sollte eine Bestimmung dieser Allgemeinen Nutzungsbedingungen ganz oder teilweise nichtig, ungültig oder nicht durchsetzbar sein oder werden, so berührt dies nicht die Gültigkeit und Durchsetzbarkeit der übrigen Bestimmungen.

Stand: August 2026